GTDやり直し(1) GTDの各ステップの解釈 ~ Step1.収集

この記事の所要時間は約 3 分 です。

「GTDやり直し(Step1.収集)」

前回の「GTDをやり直すことにする」の続き。

GTDに再チャレンジするにあたり、
GTDで定義されている各ステップで何をするべきか、
おさらいする必要があった。

GTDの各ステップについての私の解釈は、下記の通りである。

# ステップ 説明
1 収集 やるべき仕事や覚えておくべきこと、仕掛中の仕事をすべて残らず書き出す。(公私問わず、すべての仕事が洗い出されなくてはならない)
これらの仕事のリストについては、まずは、IN-Boxという一箇所のノートに集める。
2 処理 収集した項目毎に、行動するべきかどうかを判定する。

行動不要のものについては、以下のいずれかに分類する。

  • そもそも行動不要の項目については、リストから「消す」。
  • いずれやる可能性がある項目については、「Someday/Maybe」リストに転記する。

行動が必要な項目については、以下のアクションになる。

  • 2分以内に実施可能な項目については、その場で済ませる。
  • 複数のタスクから成る項目については、「Project」リストに転記する。
  • 誰かに依頼するべき項目は、相手に連絡後、「WaitingFor」リストに転記する。
  • 残りの項目については、「NextAction」リスト(※)に転記する。

※ NextActionは次に取るべき行動リストになるが、この中でも特定の日付に実施するべきものがあれば、日付を記載しておいておく。

3 整理 「NextAction」「Project」「WaitingFor」「Someday/Maybe」の各リストを参照しながら、仕事を進める。
「NextAction」には、とるべき次のアクションが具体的に書かれているように維持する。
「Project」には、複数のアクションからなるタスクが記載されており、その中のアクションを都度実施していくことになる。
「WaitingFor」には、誰かに依頼したタスクやプロジェクトのうち外的要因で中断しているものを記載する。
「Someday/Maybe」には、いつかやりたいが今でなくてもよい、という類のタスクを入れる。そして、各タスクについては、どのリストに記載するべきかを常に見直しながら、仕事を進める。
4 見直し 所謂、週次レビュー。週に1回程度は全リストの見直しをする。リストに記載されている各項目について、再度、要不要の評価の再実施、追加するべき項目がないかの精査等を実施し、全てのリストを最新化するのである。(「Step1.収集 ~ Step2.処理 ~ Step3.整理」の各ステップを週に一度再実施をする)
5 実行 週次レビュー(「Step4.見直し」)を実施することで、気にするべきタスクが必ずリストに記載されている状態が維持される。これによって、次に何をするべきかに迷うようなストレスを感じる状況から解放され、より効率的に仕事を進めることができるようになるというのが、GTDの本質である。リストを維持しつつ、本来の目的である仕事を実行していく。

まずは、最初の取り掛かりとして、「収集」のステップのために、駅前の喫茶店に2時間こもり、A4の用紙5枚にあらゆるタスクを書き出してきた。(まだ、失念しているものもあるかもしれないが、それについては、思い出す都度、リストに追加することにする。)

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