Workflowyを用いたGTDの手順を補足する

この記事の所要時間は約 4 分 です。

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WorkflowyでのGTD……始めてみて、かなりうまく行きそうな予感がしているので、具体的にどのようにやっているのか、補足してみたい。

ちなみに、GTD本の改訂版では、各ステップの名称が変わっているようなので、新定義とのマッピングもメモしておく。

  • 収集 → 把握
  • 処理 → 見極め
  • 整理 → 整理
  • レビュー → 更新
  • 実行 → 選択

Workflowyでのタグの使い分け

@タグ : コンテキスト
#タグ : リスト名

それぞれのタグをクリックすると、タグで絞り込むことができるため、各々のリスト毎に処理することもできるし、コンテキストに合わせたタスクの表示も可能。

把握(収集)

マインドマップ的にキーワードをおいたWorkflowyに対して、トリガーリストを元に、把握したタスク(候補)をそれぞれの階層において行く。

「7つの習慣」で言うところの「役割」毎にノードを作り、その中に把握できたタスクを入れていくと良い感じである。あるいは、タスクの分類のような箱を用意するのでも良いかもしれない。このあたりは、好みだろうが、マインドマップ的にノードを追加していく中で、かなり効率的な「把握」ができるはずだ。

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タスクの分類毎のノードの一例を示しておく。

見極め(処理)から整理まで

集まったリストに対して、やるべきことかどうかを見極めて、今でなくてもよいものには、#somedayをつける。資料になりそうなものは、GTDの親ノードの外に出す。ちなみに、そもそも要らないものは、削除でよい。

更に、そのタスクの次の行動が明確でないものについては、更なる細分化が必要だろうということで、#projectを付けておく。

2分以内に処理できるものを処理しながら、2分以上かかるタスクについては、#nextと@タグをコンテキストとして付けていく。とりあえず、私が採用しているコンテキストは、@home, @outdoor, @office, @pcなど。

#projectが付いているアイテムについては、細分化が必要なものなので、詳細タスクを下位階層に登録していく。充分に細分化できた時点で、#projectを外してよい。親ノードと子ノードがツリー構造となっており、#projectが付いていなくても、それがプロジェクトだったことが分かるはずだ。

まとめ

実行(選択)のステップにおいては、基本的には、Workflowyを使う上での工夫は特にはない。Workflowyにも、ToDo管理に使えるようなそのノードをcompletedとする機能がついており、取り消し線が付く。ショートカットで、完了済みのノードの表示非表示が切り替えられるので、普段は、完了したノードは非表示にしておけるとよいのではないか。

ノードを細分化していく過程で、頭の中がすっきりする感じがあり、GTDには、かなりフィットしている感じがする。

Workflowy、お勧めである。

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